Os gestores deveriam dedicar um tempo diário para analisar os principais indicadores da academia, pois eles podem contar muito sobre o que está acontecendo, como aproveitar a onda e como melhorar o cenário. Essa é uma prática que infelizmente é negligenciada por muitos gestores e pode levar ao fracasso do seu negócio.
O primeiro passo, é ter os indicadores a mão para poder olhar. Pode parecer infantil dizer isso, mas conheço muitos gestores que não possuem os dados mínimos do funcionamento da academia. E não possuem pois não coletam, muitas vezes sequer o número de ativos está atualizado. Aí fica difícil fazer uma gestão adequada da academia e passamos o tempo todo apagando incêndio, correndo atrás do próprio rabo.
Principais indicadores da academia e o que podem contar para você
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Se você não tem os principais indicadores da academia, comece a coletar esses dados já. Mesmo sem contar com um sistema de gerenciamento é possível fazer isso por meio de fichas preenchidas a mão e lançando tudo em uma planilha.
Fiz uma lista com os principais indicadores da academia e o que você pode conseguir fazendo a análise dos dados.
Ativos
É a quantidade total de alunos que estão com seus planos válidos naquele mês.
Olhar para um mês apenas, não diz muitas coisa, mas ao manter o registro de vários meses você conseguirá ter um panorama macro do volume de pessoas ativas na sua academia. Poderá observar períodos de alta e de baixa e planejar estratégias de vendas nos períodos de baixa e de contratação para os de alta, por exemplo.
Distribuição dos Planos
Quantidade de ativos por tipo de plano que você oferece. É interessante ter os números absolutos e relativos para cada uma das opções.
Olhando para esses número você terá a exata noção da distribuição dos planos e poderá ajustar suas estratégias de vendas direcionando para o plano que lhe for mais conveniente. Há uma premissa no mercado que planos longos são melhores do que os curtos e existem inúmeros motivos para isso. No entanto existem academias trabalhando apenas com planos mensais, cobrados por débito recorrente e com muito sucesso.
Visitas espontâneas
Quantidade de pessoas que foram até academia sem qualquer ação da equipe de vendas seja por meio do telemarketing, seja por meios digitais.
Essas pessoas pode ter visto um anúncio, passado pela porta ou conhecerem alguém que já é seu cliente, mas não receberam nenhum contato prévio. É interessante saber como chegaram até a academia, pois dará um norte sobre o que você está fazendo e têm dado resultado, tanto em relação à publicidade, fachada da academia, ações nas redes sociais, indexação do site ou satisfação do clientes.
Retornos espontâneos
Quantidade de pessoas, que já visitaram, não fecharam negócio naquela ocasião e retornam, sem ação da equipe de vendas seja por meio do telemarketing, seja por meios digitais.
O ideal é que uma vez que a pessoa já esteve na academia e não fechou, sua nova visita seja feita em função de alguma ação da sua equipe de vendas. Quando isso não acontece pode indicar falha nesse processo e havendo falha a chance de você estar perdendo negócios por isso é grande.
Planos novos espontâneos
Quantidade de planos novos oriundos das visitas espontâneas.
Conversão de espontâneos
Mede a performance das vendas. É um indicador que ajuda a saber como vão o atendimento e as negociações.
Visitas agendadas
Quantidade de pessoas que foram até academia em função de alguma ação da equipe de vendas seja por meio do telemarketing, seja por meios digitais.
Planos novos agendados
Quantidade de planos novos oriundos das visitas agendadas.
Conversão de agendados
Assim como a conversão de espontâneos, mede a performance das vendas. É um indicador que ajuda a saber como vão o atendimento e as negociações. Aqui é esperado um índice alto acima de 70%, pois quase sempre são pessoas que já conhecem a academia de alguma forma, seja porque já fizeram a primeira visita, seja porque pesquisaram muito, pela internet.
Planos a vencer no mês
São todos aqueles que estão com os planos para renovar naquele mês. Quanto menor esse número melhor. O ideal é fazer as renovações com antecedência, criar planos de fidelização ou oferecer benefícios pode ser uma boa estratégia para aumentar a taxa de renovação antecipada.
Planos renovados
Se refere à quantidade de pessoas que renovam o plano naquele mês, independente da data de vencimento.
Retenção
É a relação entre plano a vencer e e planos renovados. É um indicador de performance. Quanto melhor o atendimento, a infraestrutura, a entrega de resultados para o cliente, melhor será essa relação.
Rematrículas
São todas as pessoas que voltam para academia após o plano ter mais de 30 dias de vencido.
Faturamento
Mais do que saber quanto entra de dinheiro no mês os dados coletados no faturamento devem mostrar também de onde vem esse dinheiro. Convém dividir em pelo menos três tipos de entrada diferentes: planos novos, renovações e rematrículas.
Além do faturamento total, vale mensurar o faturamento médio por tipo de plano, assim você consegue saber qual plano pode gerar mais receita.
Contatos
É quando usa-se o telemarketing ativo. Liga-se para alguém e consegue falar com a pessoa.
Agendamentos
Quando após o contato consegue-se marcar um dia e horário para a visita.
Comparecimentos
Mede-se o sucesso dos agendamentos. Quando a pessoa que agendou, comparece à visita.
Frequência nas aulas
Na ginástica, natação, artes marciais, devem ser anotadas a quantidade de alunos por aula. Já na sala de musculação a quantidade de alunos a cada 30 minutos ou 1 hora. Isso permite verificar, no caso das aulas, quais estão com uma boa quantidade de alunos e quais a quantidade é muito baixa, permitindo a criação de estratégias para otimizar esses horários.
Você pode abrir mais horários com aulas que gerem grande demanda, pode trocar uma aula com baixa demanda por outra com demanda maior. Pode até descobrir que tem algum professor desmotivado cuja aula era cheia e esvaziou e chamá-lo para uma conversa para entender o que está acontecendo.
Na musculação o apontamento da frequência ajuda a entender melhor o fluxo de pessoas na sala e determinar por exemplo a necessidade ou não de contratar mais professores ou a criação de regras para a montagem e troca de treinos, por exemplo. Também pode ajudar na escolha de aulas de ginástica que ajudem a desafogar a sala, nos horários de pico.
Frequência na academia
Controlada na catraca e quando não houver por alguém que controle a entrada dos clientes na academia. É interessante saber a frequência média e também o percentual de clientes. Nesse caso o ideal é que esteja sempre acima 60% doa ativos.
Conhecer esses números pode ajudar a saber, por exemplo, em quais dias da semana a academia está mais cheia e criar estratégias para atrair os mais alunos nos outros dias. Além de ser um bom indicativo de performance imediato, quando a porcentagem anda muita baixa você pode estar tendo algum problema com atendimento por exemplo, vale investigar.
Como e quando usar os indicadores da academia
Os indicadores devem ser atualizados diariamente. Existem sistemas que facilitam muito esse trabalho.
Alguns indicadores só poderão ser aproveitados após alguns meses de coleta, outros têm aplicação imediata. Convém criar gráficos com os indicadores mais relevantes e deixá-los a vista, na parede da sua sala, isso facilita a visualização e torna as tomadas de decisão mais rápidas.
Com o passar dos anos você perceberá algumas tendências sazonais e poderá antecipar ações. Vale manter registrado também ações de marketing realizadas e relacioná-las com a captação e retenção de alunos.
Existem outros indicadores que também devem ser monitorados, mas são relacionados à sua presença digital e as ações realizadas nesse meio, mas isso é assunto para um outro post.
